5W2H – O que é? Para que serve? Como usar?

Se você estuda administração ou gerenciamento de projetos certamente já escutou a respeito da ferramenta 5W2H, e nesse artigo trarei informações úteis a respeito. Confira!

O que é 5W2H?

5W2H é uma ferramenta para elaboração de planos de ação, é extremamente simples, objetiva e facilitadora, pois orienta à ação final desejada, bem como indica um “percurso” a ser tomado.

O 5W2H tem sido muito utilizado em Análise de Negócios, Gestão de Projetos, Elaboração de Planos de Negócio, Planejamento Estratégico, Planejamento Financeiro, etc.

Sua origem é atribuída a diferentes autores, Rudyard Kipling, Alan G. Robinson, Marco Fábio Quintiliano, entre outros.

Para que serve o 5W2H?

Basicamente serve para criar, acompanhar e gerir um plano de ação.

Mas, o que é um Plano de Ação?

É o planejamento de todas as ações necessárias para atingir um resultado desejado. Com ele bem elaborado você saberá identificar e relacionar atividades sem dúvidas no que deve ser feito, quando deve ser feito, quem fará, etc.

Como usar o 5W2H?

Como já mencionado é extremamente simples o uso e aplicação do Plano de Ação baseado no 5W2H, com uma tabela em mãos você já será capaz de realizar um planejamento, que se bem direcionado com certeza lhe trará excelentes resultados, pois facilita a execução, trazendo objetividade e foco. Vamos lá!

Antes de iniciar, vamos identificar os 5W e os 2H

5W

• WHAT: O que será feito? (Objetivo, meta).
• WHY: Por que será feito? (Motivo, benefício).
• WHO: Quem fará? (Responsável, equipe).
• WHEN: Quando Será feito? (Data, cronograma).
• WHERE: Onde será feito? (Local, departamento).

2H

• HOW: Como será feito? (Atividade, processo).
• HOW MUCH: Quanto custará? (Custo, quantidade)

Agora vamos iniciar o preenchimento de um plano de ação usando essa metodologia.

A primeira coisa a se fazer é definir os objetivos, data de inicio e final, custo estimado geral. (Veja exemplo abaixo)

Como visto na imagem acima os dados básicos do projeto são simples de se obter, mas já nos dão uma visão geral do tempo previsto, responsáveis e muito mais.

Agora vamos alimentar nossa Planilha com o nosso Plano de Ação.

Nessa parte vamos detalhar o que será feito, como será feito, quem fará, quando ocorrerá (inicio e fim de cada faze), onde será feito, por que será feito e quanto custará.
veja na imagem abaixo um exemplo.

Esse plano como citado acima pode ser feito até mesmo em uma folha de papel, mas recomenda-se o uso de modelos ou planilhas para que nada seja esquecido, é importante também arquivar adequadamente para posterior consulta.

Também é importante que o Plano de ação seja de fácil compreensão e amplamente divulgado com as partes interessadas, evitando assim falhas de comunicação ou execução.

Como todo plano, deve-se revisar constantemente e atualizar sempre que necessário, pois por mais bem planejado que seja, sempre existirá imprevistos e contratempos, o mais importante é manter o objetivo principal no foco, fazendo o máximo para que o Plano de Ação seja concluído com sucesso.

O Plano de Ação também servirá como um check list de verificação do como anda o projeto, o que foi concluído e o que está pendente.

As imagens que você viu neste artigo foram retiradas da Planilha Plano de Ação 5W2H da Inovar, clique aqui para detalhes.